Internsystem tilgjengelig på mobil for dine ansatte?

Det fins mange gode initiativer rundt utvikling av nettsider og applikasjoner for privatpersoner. Applikasjoner, eller små, fokuserte og nyttige programmer, har i stor grad vært hovedfokus når bedrifter har tilnærmet seg de mobile flatene. Hva med dine ansatte? De er sannsynligvis like viktige kunder. Spesielt med tanke på å tilby systemer som gjør at arbeidsdagen oppleves mer effektiv og fleksibel, både på og utenfor kontoret.

Det siste halvåret har vi flyttet fokus over på bedrifter og deres ansatte, internsystemer og tilgjengeliggjøring av disse på mobile flater. Våre erfaringer er at svært få bedrifter tenker på tilpasning til mobile enheter, og de tilfellene de gjør det, er det snakk om klassisk kalender og e-post-funksjonalitet. Dette er enklere med dagens smarttelefoner enn tidligere. Man knytter opp både privat og jobb-e-post raskt og enkelt. Mulighetene er mange, og vi har i denne bloggposten lyst til å kaste et lys på hvilke muligheter og eventuelle utfordringer man kan møte ved å tenke “mobilifisering av bedriftens internsystemer”.

Internsystemer?

Med internsystemer mener vi ikke bare oppfølging og sjekk av kalender, møter og e-post. I dette tilfellet tenker vi kundeoppfølgingssystemer, intranett, dokumentdeling, saksbehandlingssystemer og styringsverktøy for oppfølging av ansatte.

Forventninger til teknologi privat vs. forventninger på jobb?

Kan det tenkes at dine ansatte forventer like mye med tanke på teknologisk innovasjon på jobben som privat? Når det gjelder forventninger er våre erfaringer at disse er høyere til teknologisk innovasjon enn det arbeidsgiver tror. Det er mange bedrifter som tar dette alvorlig, og satser på utvikling av systemer som gjør arbeidsdagen mer effektiv for den ansatte.

Som arbeidsgiver antar vi at gevinstene ved å ta i bruk denne teknologien er at man får ansatte som er mer effektive. Dette endrer måten de ansatte henter inn og bearbeider data på, samt presentasjon og visualisering i etterkant. Det er ikke lenger et skille på hvor man jobber. Her ligger det muligheter for å utnytte tilgjengeligheten mobile enheter tilbyr. Et klassisk eksempel her er takstmenn som er ute i felten for forsikringsselskap – de henter inn informasjon, legger dette rett inn i forretningssystemet og henter opp informasjon de trenger for å kunne gjøre jobben videre.

Vil det å utvikle et internsystem for mobil gjøre dine kunder mer lykkelig? Vi vet ikke, men han vil trolig ikke bli ulykkelig. Den vil muliggjøre at den enkelte ansatte vil være i stand til å gjøre en god jobb raskt, hvor som helst og når som helst. Slik vi ser det kan dette også gi positive effekter ut til sluttkunden.

I Nettavisen Computer Weekly januar 2011 har Paul Hamerman fra Forrester research skrevet dette om mobilutvikling av internsystemer.

“Within five years, existing limitations in mobile network bandwidth, device memory, weight, battery life, rapid data entry, and so on will mostly evaporate. This means business applications will run on any device and, in many cases, will be more useful in the hand than on the desk. Traditional ERP applications will persist for complex tasks, as will deskbound workers – these investments remain backbones for enterprises. The untethered aspects of business processes, however, can make workers more productive and increase the pace of business process execution by filling in time and information gaps.”

Paul Hamerman har heller ikke et fasitsvar, men han belyser mye av det vi også tror. I tillegg til å utvikle systemet for desktop, som har stor verdi, vil nok den største verdien ligge i tilgjengeligjøring av systemet for mobile enheter. Man er ikke lenger bundet til å sitte på kontoret å jobbe, man kan jobbe hvor som helst, på hvilken som helst enhet. Det er derfor viktig at løsningene er synkronisert, og at den ansatte ser det samme innholdet, og får tilgang til samme funksjonalitet på den mobile flaten som på desktop.

Hvor som helst, når som helst – starter ofte på mobil

Vi har gjennom arbeidet med bloggposten forsøkt å finne statistikk som kan fortelle oss noe om trender i Norge. Det har vist seg å være vanskelig å finne tall for Norge, men internasjonalt finner vi klare indikasjoner på at salget av smarttelefoner og nettbrett bare øker og øker. Mange brukere når man kun på disse enhetene. Tidligere var smarttelefoner og nettbrett sett på som “companion devices”, i dag er de blitt mere som et primærverktøy å regne. I USA har man sett en kraftig vekst når det gjelder anskaffelse av nettbrett. I desember 2011 eide 10% av voksne amerikanere et nettbrett, og prognoser for desember 2012 sier at dette tallet er rundt 29 %.

I dag har vi raske og stabile mobilnett – bredbånd og fiber tilhører den stasjonære tiden. I dag er det 4G som gjelder. Dette vil gjøre noe med opplevelsen av hastighet og hvor responsivt et system er på en mobil enhet. Tar man dette i betraktning, reduseres risikofaktoren rundt hastighet og ytelse. Dette er ikke nødvendigvis et reelt hinder lenger for å kunne utvikle informasjons- og funksjonalitetstunge internsystemer for mobile enheter for bruk på mobilnett. Tilgangen til Wi-Fi hotspots har også blitt utbredt, som igjen vil løse noen av problemstillingene man har hatt tidligere.

”Everywhereness” er et hyppig brukt begrep – der de ansatte kan være produktive hvor og når som helst. Enkel formfaktor gjør at verktøyene tar mindre plass og er alltid med. I en undersøkelse Google gjorde tidligere i år avdekket man at mobilen er i de aller fleste tilfeller det naturlige startpunktet for en aktivitet på nett. Her tror vi det er like naturlig å tenke jobbsituasjon som privatsituasjon.

Kilde: If Content Is King, Multiscreen Is The Queen, Says New Google Study – Techcrunch.com

Multiskjerm økosystem - løsninger på flere enheter

Tatt Googles undersøkelse i betraktning, kan vi se dette i en større sammenheng. I tillegg til kunnskapen om at 65% av alle online aktiviteter starter på mobilen, er prosentandelene for videre arbeid og oppfølging på pc på hele 60%. Dette forteller oss at brukere også har en forventning om å kunne fortsette arbeidet, eller søken etter informasjon, på en annen enhet i etterkant som eksempelvis pc eller nettbrett.

Er behovene for dine ansatte ulike på grunnlag av hvor de er og hvilken brukssituasjon de befinner seg i? Det betyr ikke nødvendigvis at man skal utvikle ulike løsninger for de ulike enhetene, men at man utvikler et system som dekker behovene i de ulike brukssituasjonene på tvers av flatene. Gi brukerne tilgang til samme funksjonalitet og innhold uavhengig av hvilken enhet de bruker. Noen vil kanskje si at dette er vanskelig å gjennomføre. Vi er av den oppfatningen at multiskjermtankegang er riktig vei å gå i fremtidig utvikling av systemer og applikasjoner.

Figur: Everywhereness and cross platform

Hvordan håndterer man sensitive data i en mobil kontekst?

Hva skjer når man åpner opp for “flerplattformeri” for internsystemer? Hva går det på bekostning av? Vi tror at den største utfordringen her vil være sikkerheten. Hvordan skal man forholde seg til dette? Vi har gjort oss noen tanker om hvilke muligheter og utfordringer bedriften kan møte. Helt overordnet tror vi det er to måter å se dette på.

Ikke vis sensitive data

Dersom man har svært sensitive data bør man trolig la være å åpne opp for flerplattformeri. Med en gang man åpner opp et system gjør man seg sårbar. Dette kan til en viss grad kompenseres med et ekstra lag av sikkerhet. På den annen side, dersom man implementerer strenge sikkerhetsregler for løsningen med inntasting av pinkoder og andre former for autentisering, kan dette oppleves som tungvint og tidkrevende for brukerne. Vi tror at nøkkelen ligger i det å skape en god balanse mellom plunder og heft og bedriftens krav til sikkerhet.

Åpne litt eller helt opp

Alternativet er å åpne litt eller helt opp. Åpner man helt opp må man gjøre det på en sikker måte. Ofte oppleves sikkerhetsløsninger som en barriere, så valg av autentisering må tenkes nøye gjennom, i tillegg til pin-strategi.

En spennende trend vi mener kan gi noen muligheter er å ta i bruk den mobile enhetens innebygde sensorer. En av sensorene, GPS, kan benyttes for å detektere hvor brukeren befinner seg. Hvis man i tillegg til GPS´en detekterer om man er på bedriftens eller hjemmenettverk, evt. på 3G kan dette styre visningen av sensitive data. Dette kan bety at man kan slippe unna de tyngste autentiseringsløsningene, og samtidig gjør det enklere for brukerne.

Hva er konklusjonen

Ser man på dagens stadige økende fokus på effektivisering av bedrifters interne prosesser og rutiner, og de nye bruksmønstrene hvor brukerne bruker flere enheter for å gjennomføre en handling, vil utvikling av internsystemer tilpasset mobile flater tvinge seg naturlig frem.

Vi mener det finnes mange uoppdagede gevinster for bedriften i det å tilpasse internsystemer til flere flater.

Vi vil trolig også i fremtiden se at sikkerhetsmessige problemstillinger knyttet til utvikling av internsystemer for mobil i dag, både er tenkt på, og løst. Og at det sannsynligvis vil bli mer vanlig å tenke at dette er like viktig for dine ansatte og effektiviseringspotensialet internt, som tanken om å gjøre tjenestene dine mer praktisk, nært og håndterlig for kundene. Her er det snakk om tøff prioritering mellom ansattes behov og sluttkunders behov.

Går man rundt med planer om å utvikle internsystemet slik at det fungerer likt på tvers av ulike enheter, bør målsetningen være at man støtter opp om behovet den ansatte har i de ulike brukssituasjonene. En ansatt skal kunne utføre arbeidet hvor som helst, når som helst. Med samme innhold og funksjonalitet på tvers av enheter.